Category: COMUNICACIÓN

Communicating at work

22/10/2015

Dear friends,

All of us, at times, are misunderstood by another person or we misunderstand the other person’s message. We use words or phrases that are misinterpreted. Sometimes we create mistrust by what we say, the words we use, or the way we say it.

In our working environment, we need each other in order to achieve our goals and objectives. None of these goals can be achieved without communication. Communication is the basis thread that ties us together. Through communication we make known our needs, our ideas and our feelings. It is arguably one of the most important business skills, no matter what your industry. Yet so many of us haven't been trained in how to communicate with co-workers and clients.

Modern societies and people differ widely in terms of nationality, ethnicity, gender, sexual orientation, age, education, social class or level of (dis)ability – in other words, in terms of their demographic profile or social background. The countries of world regions (such as Europe) are becoming integrated, their markets and workforces diverse and their organisations international.

At work, therefore, individuals are now likely to interact with a highly diverse range of people as colleagues, subordinates, managers, clients, patients, customers, students, professional advisers and other service providers, sales representatives and other interface workers.

In order to match the dynamic, complex nature of the challenge of communication at work, an equally dynamic and flexible process is needed to address them in the real world of work. The new definition of “successful communication” at work starts with the ability to recognize the patterns of communication and interaction where decisions get made, relationships are built, organizational culture is solidified, and the trajectory for ultimate business outcomes are set into motion.

It is definitely more difficult when we deal with transcultural communication, which typically entails interaction in which one or more of the communicators use a second or third language. Successful transcultural communication requires not only a shared language but also strong intercultural awareness and skills. These include verbal skills such as how and when to use speech and silence as well as non-verbal skills knowing how and when gaze, gesture and body posture may differ across cultures.

In order to work efficiently, bosses (for example) must be able to communicate to their workers what is needed. If they are not clear about what their employees need to do, there will be mistakes that make the company lose time and money.

Photo credit: sherwoodfleming.com

When developing and maintaining a corporate culture, it is vital to keep communication as open and honest as possible. The higher the level of honesty the higher the likelihood to build a strong relationship built on trust. This strongly accounts for the interactions between managers and employees but also prominently between co-workers themselves.

The message to be communicated is usually carried by the three “V elements” – verbal, vocal, and visual. The words we use make up the verbal element. The vocal element includes the tone and intensity of our voice and other vocal qualities. It might surprise you to learn that the most powerful element of communication is the visual. Dynamic visual, nonverbal communication grabs and holds onto the listener’s attention. Effective communication begins with getting the listener’s attention through strong visual, nonverbal elements and then uses powerful vocal and verbal elements to transmit the message.

Photo credit: wehavepotential.com

The listener “receives” the message through a series of filters: his past experiences, his perception of the speaker, his emotional involvement with the message, his understanding of the verbal content, his level of attention, etc. In a sense, he translates the message into his own words, creating his own version of what he thinks the speaker was saying.

Listening is what we do most of when communicating at work, in fact this accounts for 45% of our communication.

Emerging and established leaders must develop a combination of insight, skill, and ability that allows them to examine what they are making, spot the critical moments where something different/better could be made, understand how to create the flexible conditions for change, follow a sequence of steps to re-make unwanted patterns of communication and interaction, and learn to avoid everyday pitfalls that can undermine these patterns and the benefits they bring.

I hope you will remember the three Vs when communicating. They are important elements especially in transcultural communication. Communication is definitely relevant for any environment and above all for the business world.

Enjoy communicating!

Teacher Barbara

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Factores que intervienen en la comunicación intercultural

13/10/2014

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Queridos amigos:

Hoy quiero hablar de comunicación intercultural, un tema que ha suscitado siempre mi interés. Normalmente, cuando nos comunicamos con nuestra propia lengua y con alguien de nuestra propia cultura, no somos demasiado conscientes del proceso de comunicación. Se podría decir que habitualmente actuamos como con piloto automático. Sin embargo, en la comunicación intercultural solemos ser mucho más conscientes de los diferentes elementos del proceso de comunicación, quizás por las dificultades que son propias de la comunicación intercultural. ¿Pero por qué tantas dificultades para entendernos cuando no somos de la misma cultura?

En efecto, en cada cultura los sistemas de “signos”, para usar un término tomado prestado de la semiótica (la ciencia de los signos, la disciplina que estudia la estructura de la comunicación y de la significación) que usamos no son dados por casualidad. Son un desarrollo de nuestra cultura y por consiguiente conllevan significados culturales y valores propios. Forman la conciencia de los individuos, convirtiéndonos en seres sociales.

Muchas culturas, por ejemplo, no apreciarán el mismo humor y las mismas bromas. Por lo tanto, tenemos que pensar cuidadosamente lo que podemos dar a entender con nuestras palabras y procurar siempre no ofender a nadie. Incluso los gestos cambian de una cultura a otra. Reírse, para dar sólo un ejemplo, es connotado en la mayoría de los países con la felicidad, mientras que en Japón es a menudo un signo de confusión, de inseguridad y de vergüenza.

Fuente: transenter.com

Con lo cual, en línea con el pensamiento de Tullio De Mauro, semiótico italiano, podemos afirmar que el significado no proviene de las virtudes contenidas en las palabras, frases y todas las demás formas lingüísticas, sino de los contenidos que los hombres deciden introducirles. Por ejemplo, por “cultura” no podemos entender únicamente la posesión de conocimientos, como quien escribió el 5 Maggio (célebre oda de Alessandro Manzoni) o bien el conjunto de las instituciones (las escuelas, la justicia, las distintas religiones, etc.) que se dan en una sociedad en un determinado momento; también son cultura la economía, el arte, la ciencia…pero también lo son las costumbres, los hábitos, el ser consciente de nuestros derechos y deberes, así como la producción de objetos, su uso, sus transformaciones, sus intercambios, las relaciones de parentesco, y también la forma de caminar, de comer, de recibir a los invitados.

En consecuencia, la experiencia de vida de cada persona, de cada pueblo es la que moldea su identidad y el conocimiento de los demás implica ponerse en el lugar del otro y comprenderlo en función de sus razones y valores.

Puesto que los códigos que usamos se localizan dentro de culturas específicas, nos damos cuenta que para establecer una comunicación intercultural hace falta un mínimo de conocimiento del otro. En primer lugar, tiene que haber una lengua común para que nos entendamos y luego tenemos que conocer más la cultura del otro.

La comunicación intercultural nos hace entender cada día más que no se trata sólo de un intercambio de mensajes. Es, sobre todo, una construcción de sentido. No hay que olvidar que la imagen, que casi todos tenemos de las otras culturas y pueblos, pasa por la imagen que transmiten los medios de comunicación que no siempre es la correcta. Una comunicación perfecta, incluso entre interlocutores de la misma cultura, es realmente muy difícil.

La comunicación entonces se entiende como una invitación a entrar en el proceso de diálogo con el otro, como método para aprender a relativizar las tradiciones consolidadas como propias dentro de cada cultura y, ante todo, para poner en tensión, su conservación y transformación, para posibilitar el conocimiento de la cultura propia y de otras culturas. Tzvetan Tódorov, lingüista, filósofo, historiador, crítico y teórico literario de expresión y nacionalidad francesa, afirmó que la cultura sólo puede evolucionar a partir de los contactos interculturales. Es decir, que lo intercultural es la base de lo cultural.

Dicho esto, para entendernos debemos superar los estereotipos y sobretodo obligarnos a buscar interpretaciones alternativas a las de los lugares comunes. Éste es uno de los retos de la comunicación intercultural: nos obliga a cambiar y nos obliga a trabajar con puntos de vista alternativos. Por ejemplo, tenemos que ser capaces de explicar lo que queremos decir cuando decimos algo, porque no podemos dar por sentado que nuestro interlocutor va a interpretar nuestro mensaje de acuerdo con el sentido que le damos.

En conclusión, como decía Mijaíl Mijáilovich Bajtín, filósofo del lenguaje de la ex Unión Soviética, toda comunicación verbal es una práctica social, una interacción en donde juegan opiniones, actitudes, puntos de vista. Debemos hacer que los contactos entre culturas, que han sido durante demasiado tiempo un espacio de confrontación, se conviertan en un espacio de negociación.

¿Estáis de acuerdo? Os invito a dejar vuestros comentarios.

Teacher Barbara

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